Бізнес-результат

<aside> 💡

Проблема: Нові звернення з форми потрапляли у скриньку без жодного способу зрозуміти, чи ця людина вже звертались раніше, без сигналу що відділяє термінове звернення від рутинного, і без нічого, що позначило б звернення, яке просто лишилось без відповіді.

Як було раніше: Повторне звернення могло спричинити дубльований контакт, а звернення могло лежати без відповіді нескінченно довго, доки клієнт сам не нагадає про себе.

Що ми зробили: Пайплайн, який перевіряє кожне нове звернення проти існуючих контактів, автоматично позначає пріоритет, і миттєво логує та сповіщає команду — плюс окремий SLA-вотчер, який надсилає рівно одне нагадування, якщо звернення все ще без відповіді через 2 реальні робочі дні.

Результат: Більше жодних дубльованих контактів від повторних звернень, термінові звернення видимо позначені одразу при надходженні, і нічого не губиться непомітно — кожне звернення або обробляється, або спливає нагадуванням, а збої сповіщають команду замість того щоб провалюватись невидимо.

</aside>

n8n-автоматизація, яка приймає нові звернення з сайту, перевіряє на дублікати контактів, проставляє пріоритет і створює нагадування, якщо звернення лишається необробленим 2 робочих дні.

Деталі проєкту

Контекст:

• Бізнес/індустрія: IT & SaaS/Служби підтримки клієнтів
• Поточний процес: Нові заявки з форми потрапляють в інбокс без перевірки на дублікати, без сигналу пріоритету і без відстеження того, скільки часу звернення лишається без відповіді.

Проблема:

• Немає способу визначити, чи та сама людина вже подавала заявку раніше, ризик дублікатів контактів і повторного аутричу.
• Немає сигналу, що відділяє термінове звернення від звичайного.
• Немає SLA-механізму: заявка може лишатися без відповіді нескінченно довго, і ніщо це не підсвічує.

Рішення

<aside> 🧠

Webhook приймає заявку з форми, звіряє її з існуючими контактами по email/телефону, проставляє рівень пріоритету за простими правилами на ключових словах, логує в Google Sheets і сповіщає команду в Telegram. Окремий workflow за розкладом щодня перевіряє заявки, що лишились зі статусом "new" довше 2 робочих днів (реальний розрахунок робочих днів, а не наближення в календарних днях), шле нагадування і позначає рядок, щоб нагадування не дублювалося щодня. Третій, ізольований workflow обробляє сповіщення про помилки для обох.

Використані інструменти: n8n, Google Sheets, Telegram Bot API, Gmail API, Webhooks.

</aside>

Логіка рішення:

1. Webhook приймає POST з форми (ім'я, email, телефон, компанія, повідомлення).